PURCHASES&ACCOUNTS PAYABLE
TRANSACTION CYCLE
Flow of
documents
試験によく出るのは、仕入れから支払いまでの流れです。Flow of documents伝票の流れ、各Departmentの流れです。
1. User
Department
現場(売り場)で在庫が足りなくなりました。在庫管理部にあれば取り寄せられます。stores requisitionを出して、1枚目は現場のキャビネットにファイル、2枚目はStoreroom在庫を管理している倉庫に送ります。
2. Storeroom
Store Requisitionを受け取ったStoreroomは、在庫があれば在庫の棚から商品を送ります。なかった場合は、purchase requisitionを作ります。1枚目はそこで保管、2枚目はAccounts Payable Departmentに送り、3枚目はPurchasing Departmentに送ります。
3. Purchasing
Department
purchase requisitionを受け取ったら、PO(purchase order)を作成します。1枚目はここでFileし、2枚目は業者に送ります。そして、3枚目をblind copyでReceiving
Departmentに送ります。Blind Copyでは quantity ordered blacked out個数の所が黒く塗りつぶされています。4枚目はAccounts Payable Departmentに送ります。
4. Receiving
Department
Sonyのトラックが横付けされます。ApproveされたPOがないと、そのトラックをけ飛ばさなければいけません。「こんなの、うち頼んでないよ。」Receiving
Departmentのおじさんは、暑くても寒くても、箱を開けて数え、receiving reportを作ります。1枚目は保管、2枚目はAP Department、3枚目はPurchasing
Departmentに送り返し、そこでOriginalのPOと合っているかcross-checkします。
5. Accounts
Payable Department
上記で受け取った下記4つの書類を照合してcross-checkします。
· Purchase
requisition
· Purchase
order
· Receiving
report
· Vendor
invoice
問題がなければaccounts payable subsidiary ledgerに入力して、prenumberedのvoucher package支払伝票を作成します。1枚目はここでFile、2枚目はGeneral Accounting Departmentに送って入力、3枚目はTreasury Departmentに行きます。
6. Treasury
Department
試験によく出ます。voucher
packageを受け取ったらcross-checkして、支払いの小切手を作り、サインして、業者に送ります。Cancels voucher package二度払いを防ぐために、Paid印などを押して処理済みにします。
SALES&ACCOUNTS RECEIVABLE
TRANSACTION CYCLE
売り上げのサイクルです。試験によく出ます。めちゃくちゃよく出ます。
1. Sales Department
営業が顧客から注文を取ってきます。注文伝票は、sales order、Customer Order、いろんな言い方があります。
2. Credit
Department
与信をかけます。Credit
checkです。
3. Shipping
Department
与信が通過すると、いよいよbill of lading出荷伝票を作成し、出荷します。
4. Billing
/ Accounts Receivable Department
Billing Departmentが上記3つから、下記の書類を受け取ります。
· Sales order
· Credit approval
· Bill of lading
そして、invoiceを作成し、sales journalに入力します。
Accounts
Receivable Departmentがaccounts receivable
subsidiary ledgerに入力します。
5. Treasury
Department
ARのWright-offをします。
CASH RECEIPTS TRANSACTION
CYCLECONTROLS
現金の売り上げのサイクルです。
現金や小切手が顧客から送られてきたら、封を開けた人がDaily listing of remittances、Remittance Listing日々の入金のリスティングを作成します。封筒の中には、何の支払かが書いてあるRemittance Adviceが一緒に入っています。
試験では、Deposits入金は毎日されると考えてかまいません。そして毎日、現金出納帳に入力されると仮定します。銀行に持って行って入金する人と、顧客からお金をもらう人、Bank Reconciliationする人は分けるべきです。
経理部ではなく、Internal Audit Departmentの人(内部監査人)が、Bank Reconciliationをするべきです。
bank lock box
serviceは、たまに試験に出る、銀行が提供するサービスで、私書箱みたいなプライベートな窓口です。顧客にはBank Lock Box宛に小切手を送ってもらいます。小切手は銀行に行くので、それだけキャッシングのフロートの時間が短くなります。銀行の職員が封筒を開けて入金してくれます。従業員の手に渡らないので、横領着服の危険性も少なくなります。デメリットは手数料が取られます。費用対効果を計算して、導入するかどうか決めなければいけません。
HUMAN RESOURCES & PAYROLL
TRANSACTION CYCLE CONTROLS
人事部は、あまり試験には出ません。Human Resources Departmentと言ったり、Personnel
Departmentと言ったりします。採用したりクビにしたりします。Payroll Departmentが給与の計算を行います。
給与を支払う口座は、別途作っておくべきで、imprest basisで前払みたいな形でやるべきです。
給与の変動はHuman
Resources Departmentが決めます。
Signature machine(何千人も従業員がいたらサインするのが大変なので、機械でTreasurerのサインをバンバンします)や未使用の小切手は、ちゃんと保管しなければいけません。
CONTROLS FOR INVENTORY AND
PROPERTY, PLANT&EQUIPMENT TRANSACTION CYCLES
Inventoryも固定資産も、ちゃんと職務を分離しましょう、という話です。
Inventoryは、高価なものには、ちゃんと保険をかけましょう。
固定資産は金額が高いものが多いので、ちゃんと取締役会の承認を受けましょう、保険をかけましょう、捕られないようにしましょう、減価償却の計算をちゃんとやりましょう。
FLOWCHART EVALUATION
A. Purchasing
1. Authorization
is obtained before PO is prepared.
2. Comparison to
budget.
3. Vendors post
history checked before approval.
4. Prenumbered PO
5. Original PO and
requisition are filed for possible review by internal auditor.
B. Receiving
1. Blind
PO-Independent count by receiving clerk.
2. Prenumbered
receiving report.
3. Receiving
report filed for internal auditor.
4. Copy of
receiving report returned to purchasing.
C. Accounts
Payable
1. Match purchase
requisition, PO, and receiving report before payment. Filed for internal
auditor.
2. Recompute math
for accuracy – 4 documents.
3. Compare
invoice, PO, and receiving report.
4. Prenumbered
vouchers.
5. Reconcile
voucher register to control account.
6. All documents
matched before payments.
D. Overall: Appears that there is a proper segregation of
duties
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