3. Internal Control ３

PURCHASES&ACCOUNTS PAYABLE TRANSACTION CYCLE

Flow of documents

試験によく出るのは、仕入れから支払いまでの流れです。Flow of documents伝票の流れ、各Departmentの流れです。

1.　 User Department

現場（売り場）で在庫が足りなくなりました。在庫管理部にあれば取り寄せられます。stores requisitionを出して、１枚目は現場のキャビネットにファイル、２枚目はStoreroom在庫を管理している倉庫に送ります。

2.　 Storeroom

Store Requisitionを受け取ったStoreroomは、在庫があれば在庫の棚から商品を送ります。なかった場合は、purchase requisitionを作ります。1枚目はそこで保管、２枚目はAccounts Payable Departmentに送り、３枚目はPurchasing Departmentに送ります。

3.　 Purchasing Department

purchase requisitionを受け取ったら、PO（purchase order）を作成します。１枚目はここでFileし、２枚目は業者に送ります。そして、３枚目をblind copyでReceiving Departmentに送ります。Blind Copyでは quantity ordered blacked out個数の所が黒く塗りつぶされています。4枚目はAccounts Payable Departmentに送ります。

4.　 Receiving Department

Sonyのトラックが横付けされます。ApproveされたPOがないと、そのトラックをけ飛ばさなければいけません。「こんなの、うち頼んでないよ。」Receiving Departmentのおじさんは、暑くても寒くても、箱を開けて数え、receiving reportを作ります。１枚目は保管、２枚目はAP Department、３枚目はPurchasing Departmentに送り返し、そこでOriginalのPOと合っているかcross-checkします。

5.　 Accounts Payable Department

上記で受け取った下記４つの書類を照合してcross-checkします。

· Purchase requisition

· Purchase order

· Receiving report

· Vendor invoice

問題がなければaccounts payable subsidiary ledgerに入力して、prenumberedのvoucher package支払伝票を作成します。１枚目はここでFile、２枚目はGeneral Accounting Departmentに送って入力、３枚目はTreasury Departmentに行きます。

6.　 Treasury Department

試験によく出ます。voucher packageを受け取ったらcross-checkして、支払いの小切手を作り、サインして、業者に送ります。Cancels voucher package二度払いを防ぐために、Paid印などを押して処理済みにします。

SALES&ACCOUNTS RECEIVABLE TRANSACTION CYCLE

売り上げのサイクルです。試験によく出ます。めちゃくちゃよく出ます。

1.　Sales Department

営業が顧客から注文を取ってきます。注文伝票は、sales order、Customer Order、いろんな言い方があります。

2.　 Credit Department

与信をかけます。Credit checkです。

3.　 Shipping Department

与信が通過すると、いよいよbill of lading出荷伝票を作成し、出荷します。

4.　 Billing / Accounts Receivable Department

Billing Departmentが上記３つから、下記の書類を受け取ります。

· Sales order

· Credit approval

· Bill of lading

そして、invoiceを作成し、sales journalに入力します。

Accounts Receivable Departmentがaccounts receivable subsidiary ledgerに入力します。

5.　 Treasury Department

ARのWright-offをします。

CASH RECEIPTS TRANSACTION CYCLECONTROLS

現金の売り上げのサイクルです。

現金や小切手が顧客から送られてきたら、封を開けた人がDaily listing of remittances、Remittance Listing日々の入金のリスティングを作成します。封筒の中には、何の支払かが書いてあるRemittance Adviceが一緒に入っています。

試験では、Deposits入金は毎日されると考えてかまいません。そして毎日、現金出納帳に入力されると仮定します。銀行に持って行って入金する人と、顧客からお金をもらう人、Bank Reconciliationする人は分けるべきです。

経理部ではなく、Internal Audit Departmentの人（内部監査人）が、Bank Reconciliationをするべきです。

bank lock box serviceは、たまに試験に出る、銀行が提供するサービスで、私書箱みたいなプライベートな窓口です。顧客にはBank Lock Box宛に小切手を送ってもらいます。小切手は銀行に行くので、それだけキャッシングのフロートの時間が短くなります。銀行の職員が封筒を開けて入金してくれます。従業員の手に渡らないので、横領着服の危険性も少なくなります。デメリットは手数料が取られます。費用対効果を計算して、導入するかどうか決めなければいけません。

HUMAN RESOURCES & PAYROLL TRANSACTION CYCLE CONTROLS

人事部は、あまり試験には出ません。Human Resources Departmentと言ったり、Personnel Departmentと言ったりします。採用したりクビにしたりします。Payroll Departmentが給与の計算を行います。

給与を支払う口座は、別途作っておくべきで、imprest basisで前払みたいな形でやるべきです。

給与の変動はHuman Resources Departmentが決めます。

Signature machine（何千人も従業員がいたらサインするのが大変なので、機械でTreasurerのサインをバンバンします）や未使用の小切手は、ちゃんと保管しなければいけません。

CONTROLS FOR INVENTORY AND PROPERTY, PLANT&EQUIPMENT TRANSACTION CYCLES

Inventoryも固定資産も、ちゃんと職務を分離しましょう、という話です。

Inventoryは、高価なものには、ちゃんと保険をかけましょう。

固定資産は金額が高いものが多いので、ちゃんと取締役会の承認を受けましょう、保険をかけましょう、捕られないようにしましょう、減価償却の計算をちゃんとやりましょう。

FLOWCHART EVALUATION

A. Purchasing

1. Authorization is obtained before PO is prepared.

2. Comparison to budget.

3. Vendors post history checked before approval.

4. Prenumbered PO

5. Original PO and requisition are filed for possible review by internal auditor.

B. Receiving

1. Blind PO-Independent count by receiving clerk.

2. Prenumbered receiving report.

3. Receiving report filed for internal auditor.

4. Copy of receiving report returned to purchasing.

C. Accounts Payable

1. Match purchase requisition, PO, and receiving report before payment. Filed for internal auditor.

2. Recompute math for accuracy – 4 documents.

3. Compare invoice, PO, and receiving report.

4. Prenumbered vouchers.

5. Reconcile voucher register to control account.

6. All documents matched before payments.

D. Overall:  Appears that there is a proper segregation of duties

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